Учёт оборудования в прокате: с чего начать и что вести
Учёт оборудования в прокате держится на пяти звеньях: каталоге, остатке, брони на даты, выдаче и возврате. Если хотя бы одно из них живёт «в голове» или в отдельном чате, ошибка всплывает в самый неудобный момент — в пятницу вечером, когда машина уже стоит у ворот.
Каталог и остаток
Начните с перечня: что у вас есть, сколько штук и в каком состоянии. Одна строка — одна модель: не «колонка», а «активная колонка 12 дюймов, такая-то модель, 8 шт.». Остаток бывает двух видов — сколько всего числится и сколько из этого исправно. Пульт, который ждёт замены фейдера, физически стоит на полке, но на проект его не отдать.
Бронь на даты
Главное отличие проката от магазина в том, что вещь занята не навсегда, а на период. Поэтому вопрос «сколько у нас микрофонов» почти бесполезен, полезен другой — «сколько свободно с 14 по 16 число». Как это считать, подробно разобрано в статье про свободный остаток на даты.
Бронь появляется в тот момент, когда менеджер ставит позицию в смету. Если смет несколько и они пересекаются по датам, пересчитывать вручную приходится каждый раз заново — и именно тут чаще всего случаются накладки.
Выдача и возврат
На выезд склад собирает список из сметы проекта, на возврате сверяет по нему же. Что стоит фиксировать:
- что и в каком количестве уехало;
- что вернулось, а чего не хватает;
- что вернулось с повреждением — сразу в ремонт с комментарием;
- кто принимал и когда.
Без отметок на возврате учёт быстро превращается в прошлогодний: в таблице 40 кабелей, на полке 31, и никто не знает, на каком проекте остались девять. Как организовать возврат, рассказали в материале про приёмку после мероприятия.
Как это выглядит в RentRoute
В RentRoute все пять звеньев собраны в одной системе. Каталог — с категориями, моделями, ценами, фото и остатком. Смета подсказывает позиции из каталога и сразу показывает свободный остаток на даты проекта с учётом других смет. Из проекта формируется список для склада: в режиме «Собрать» кладовщики отмечают погруженное, и отметки видны всем сразу. Сломанное отправляется в ремонт с фото — хоть с телефона техника на площадке, — и исправный остаток уменьшается. Кнопка «В работе» показывает, что сегодня на проектах. Как это устроено у звуковиков, светотехников и видеоинженеров, описано на странице для технических прокатов.
Проверить, ляжет ли такой порядок на ваш склад, проще всего на живых данных: откройте песочницу с тестовым складом (логин и пароль admin) или зарегистрируйтесь — первые 30 дней бесплатно.