Google Таблицы для проката: плюсы и минусы
Google Таблицы для проката — шаг вперёд по сравнению с Excel на одном компьютере: файл один, редактировать его можно втроём одновременно, а с телефона он открывается прямо на складе. Но таблица остаётся таблицей: она хранит то, что вы в неё записали, и не понимает, что такое бронь на даты, комплект или прибор в ремонте.
Что получается хорошо
Совместный доступ снимает самую болезненную проблему файловых таблиц — «у кого последняя версия». Прокатчики обычно ценят:
- одну ссылку вместо пересылки файлов по почте и мессенджерам;
- историю изменений: видно, кто поменял ячейку;
- возможность держать на складе планшет с открытым списком;
- бесплатный старт и привычный интерфейс.
Если склад — сотня позиций, а с заказами работаете вдвоём, таблица вполне живёт. Как её разумно организовать, рассказано в статье про учёт оборудования в Google Таблицах.
Где начинаются минусы
Сложности возникают там, где нужна связь между листами. Обычно в прокатной таблице есть лист «Склад», лист «Заказы» и где-то сбоку календарь. Чтобы понять, свободны ли восемь тепловых пушек на 14-е, кто-то должен пройтись по всем заказам на эти даты и вычесть. Формулы для этого пишут, но они хрупкие: вставили строку не туда — и остаток считается неправильно, а заметят это на выдаче.
Ещё несколько типичных болей:
- Права доступа — человек либо видит весь лист, либо не видит ничего. Скрыть закупочные цены от бригады, оставив ей состав заказа, непросто.
- Сметы для заказчика собираются в отдельном документе вручную, и цены там расходятся с прайсом.
- Двойная бронь — классика, когда два менеджера одновременно ставят одну позицию; подробнее в разборе про двойную бронь оборудования.
- Таблица не напомнит, что агрегат отдан в ремонт и ставить его в заказ нельзя.
Чем отличается CRM
Специализированная система берёт на себя именно связи. В RentRoute позиция в смете сразу показывает свободный остаток на даты проекта с учётом других смет, ремонт уменьшает исправный остаток, а склад получает список комплектации, где кладовщики отмечают погруженное — отметки видны всем в реальном времени. Права настраиваются по разделам: просмотр, правка, удаление, а отдельно — видимость цен и личных данных.
Таблицы при этом никуда не деваются: склад, клиенты и персонал загружаются из Excel-файла, а выгрузить данные обратно можно в любой момент. Больше сценариев — на странице CRM для проката инструмента и техники.
Когда переходить
Пока таблицей пользуются один-два человека и заказы почти не пересекаются по датам, менять ничего не обязательно. Когда пересечения стали нормой, а проверка остатка занимает больше времени, чем составление сметы, — пора. Как это выглядит изнутри, покажет песочница: там настоящая CRM с тестовыми данными, вход admin / admin, регистрация не нужна.