Смета на аренду кейтерингового оборудования и посуды
Смета на аренду кейтерингового оборудования отличается от сметы на технику тремя вещами: огромным количеством мелких позиций, обязательным запасом на бой и отдельными условиями по мойке и возврату. Тарелку не починишь, как пульт, поэтому правила по разбитому и потерянному должны быть в смете или договоре до мероприятия, а не после.
Разделы сметы
Посуда и бокалы. Тарелки разных размеров, приборы, бокалы под каждый напиток, чашки, салатники. Считайте от меню и количества гостей, а не «по одной тарелке на человека»: на банкете из пяти подач и фуршете тарелок нужно разное количество.
Мебель и текстиль. Фуршетные столы, барные стойки, скатерти, юбки для столов.
Тепловое и холодильное оборудование. Мармиты, чафинги, термобоксы, холодильные витрины, льдогенераторы.
Барное оборудование. Кофемашины, диспенсеры для напитков, барный инвентарь.
Услуги. Мойка после мероприятия, доставка, расстановка, сбор.
Запас и бой
Допустим, банкет на 150 гостей с винной парой. Бокалов под вино по одному на гостя мало — часть разобьют, часть заберут на улицу, часть официанты заменят после пролитого. Разумно добавлять запас по самым ходовым позициям, а размер запаса определять по своему опыту с похожими событиями.
Бой обсуждайте прямо:
- как считается — по цене позиции, по фиксированной ставке или с вычетом из залога;
- кто и когда пересчитывает — при возврате, совместно, с фото;
- что с посудой, вернувшейся грязной, если мойку не заказывали.
Залог за дорогую посуду — нормальная практика, особенно с новыми заказчиками. Как определиться с суммой, — в статье про залог за аренду оборудования. Конкретные условия лучше закрепить в договоре и сверить с юристом.
Как вести остаток
Самая частая проблема посудного проката — пообещать 300 бокалов, когда 120 из них стоят на другом банкете в тот же день или ещё не вернулись с мойки. В RentRoute каждая позиция подсказывается в смете со свободным остатком на даты проекта, а наборы — например, «Сервировка на 10 персон» — удобно держать комплектами: на склад уходит всё, что внутри.
После мероприятия разбитое и потерянное сразу убирайте из остатка в карточке позиции, а то, что можно починить, отмечайте «в ремонт» — тогда на следующую смету не уйдёт то, чего уже нет. Подробнее о том, как вести учёт стекла и фарфора, — в статье об учёте посуды и бокалов.
Нюанс с разделами для заказчика
Кейтеринговому заказчику обычно не нужна строка про каждую вилку. В PDF можно показать сводную по разделам, а полный список оставить для склада. Список комплектации в режиме «Собрать» позволяет кладовщикам отмечать собранное с телефонов одновременно.
Посмотрите, как RentRoute работает для кейтеринга и посудного проката, на странице решения для кейтеринга. Регистрация даёт 30 дней полного доступа бесплатно.