Смета на аренду мебели для мероприятия: как посчитать
Смета на аренду мебели — это не только «столы × цена». В неё входят количество с запасом, дни аренды, текстиль и чехлы, доставка, подъём на этаж, расстановка и вывоз. Чаще всего прокаты мебели теряют деньги не на самой аренде, а на работе вокруг неё, которую забыли вписать.
Пример: банкет на 120 гостей
Допустим, свадебный банкет в лофте на третьем этаже без грузового лифта. Мероприятие в субботу, завоз в пятницу вечером, вывоз в воскресенье утром.
Мебель:
- 12 круглых столов на 10 персон;
- 1 стол молодожёнов;
- 125 стульев — пять в запас на случай лишних гостей или сломанного стула;
- 2 фуршетных стола для велкома;
- лаунж-зона: 2 дивана и журнальный столик.
Текстиль: скатерти на все столы, чехлы на стулья, если заказаны.
Работа и логистика:
- доставка и вывоз — два рейса;
- подъём на третий этаж без лифта — отдельная строка, это часы работы грузчиков;
- расстановка по схеме зала;
- сбор и вынос после мероприятия.
Дни аренды: самое спорное место
Заказчик считает, что мебель нужна на один вечер. Но если завоз в пятницу, а вывоз в воскресенье, мебель у вас занята три дня, и в эти дни вы не можете её сдать никому другому. Договоритесь, как считаете: по календарным дням, по сменам или с понижающим коэффициентом. Логика такого расчёта разобрана в статье о многодневной аренде.
В RentRoute у каждой позиции в смете есть количество смен, а у зон — свои дни аренды. Если велком на улице нужен только в субботу днём, а банкетный зал — с пятницы по воскресенье, это разные зоны с отдельными итогами.
Что ещё не забыть
- Остаток на даты. 125 стульев есть на складе, но 60 из них в эту же субботу уезжают на другую свадьбу. В RentRoute при вводе позиции видно, сколько свободно на даты проекта с учётом других смет. Подробнее о том, как не попадать в такие ситуации, — в статье про учёт аренды столов и стульев.
- Повреждения. Пятна на скатертях и сколы на столешницах — частая тема для спора. Пропишите условия заранее и фотографируйте мебель при возврате.
- Нал и безнал. Итог для заказчика, который платит с НДС, будет другим — пересчитайте сразу, а не в момент выставления счёта.
Как отдать смету заказчику
Свадебный заказчик открывает смету с телефона. Ссылка на смету в RentRoute открывается с телефона, PDF внутри, и видно, смотрел ли её заказчик. Если меняете количество стульев, новая отправка получает свою версию.
Посмотрите, как прокаты мебели ведут сметы и склад, на странице RentRoute для аренды мебели, и соберите свою первую смету — 30 дней бесплатно.