Расчёт многодневной аренды: смены, монтаж и пустые дни
Многодневную аренду считают по сменам: сколько дней оборудование не может уйти на другой заказ, столько смен и ставят, а дальше решают, дешевеют ли второй и следующие дни. Спор с заказчиком обычно возникает не из-за цены за день, а из-за того, что именно считать днём.
Что считать сменой
Возьмём условную конференцию: монтаж в среду вечером, два дня программы в четверг и пятницу, демонтаж в пятницу ночью. Заказчик уверен, что арендует технику на два дня. Вы видите, что проекторы уехали со склада в среду днём и вернутся в субботу утром — то есть в среду и субботу их уже нельзя отдать никому другому.
Варианты, которые встречаются на практике:
- Считать только дни мероприятия, а монтаж и демонтаж закладывать в работу бригады.
- Считать календарные дни, когда техника вне склада.
- Считать день монтажа как половину смены — если он короткий и вечерний.
Любой вариант рабочий, если он одинаков для всех заказчиков и прописан в условиях. Хуже всего, когда каждый менеджер решает по-своему.
Разные сроки для разных частей проекта
На многодневных событиях техника редко нужна вся и сразу. Велком-зона работает один вечер, основной зал — три дня, вторая сцена — только в субботу. Если поставить всем позициям три смены, смета раздуется, и заказчик это заметит.
Здесь помогают зоны: у каждой свои дни аренды и свой итог. Как это устроить, разобрано в статье про смету по зонам мероприятия.
Коэффициент на второй и следующие дни
Многие прокаты делают следующие дни дешевле: техника уже на площадке, её не нужно заново грузить и проверять. Удобно договориться о схеме заранее и не изобретать её под каждый проект. Варианты схем и примеры расчёта — в отдельном материале про коэффициент многодневной аренды.
Как это выглядит в смете RentRoute
В смете RentRoute у позиции указываются количество и смены, скидки и наценки пересчитываются сразу, а свободный остаток подсказывается на даты проекта с учётом других смет — вы не пообещаете вторую неделю аренды тому, что уже забронировано. Тайминг проекта по дням (монтаж, дни мероприятия, демонтаж) хранится в карточке и при желании попадает в PDF для заказчика. Больше про работу с техникой для мероприятий — на странице для прокатов звука, света и видео.
Хотите прикинуть свою схему смен на настоящей смете — зарегистрируйтесь, 30 дней бесплатно, или откройте песочницу с тестовыми данными.