Учёт посуды и бокалов в прокате: бой и недостача
Утро после банкета: вернулись тридцать восемь ящиков вместо сорока, в двух — осколки, а менеджер уже пообещал эти бокалы на свадьбу в субботу. Учёт посуды и бокалов в прокате начинается не со склада, а с приёмки: если её нет, бой и недостача всплывают через неделю, когда спорить с заказчиком уже поздно. Вот порядок, который работает.
Приёмка за пять шагов
- Возьмите список того, что уехало: это список комплектации проекта, в RentRoute он формируется из сметы.
- Пересчитайте ящики и сверьте с отгрузкой — сначала грубо, по таре.
- Разберите ящики и пересчитайте поштучно бокалы и всё хрупкое.
- Сфотографируйте бой и недостачу на месте, пока не убрали.
- Зафиксируйте итог в проекте в тот же день: что разбито, чего не хватает, что повреждено.
Чем раньше прошла приёмка, тем проще разговор с заказчиком. Через три дня он скажет, что «всё было целое», и будет прав, потому что доказать обратное нечем. Подробно о приёмке разных категорий — в статье о приёмке оборудования после мероприятия.
Как это отражается на складе
Разбитое списывают — уменьшают остаток позиции. Сколол край, трещина на ножке — такой бокал на банкет уже не поставишь, но выкидывать рано: его отмечают «в ремонт» с комментарием и фото. Отметка уменьшает исправный остаток, поэтому менеджер, собирая смету на субботу, увидит реальное количество, а не то, что числилось до банкета.
Фото и файлы приёмки можно приложить к проекту — через месяц, когда бухгалтерия заказчика спросит, за что строка «бой», всё будет в одном месте. Если бой повторяется у одних и тех же клиентов, это видно по истории проектов в карточке клиента.
Как выставлять бой заказчику
Тут больше договорённостей, чем учёта. Что помогает:
- заранее прописать условия о бое и недостаче в договоре и указать стоимость единицы;
- показать фото с приёмки;
- выставить бой отдельной строкой — например, новой версией сметы, которую заказчик откроет по ссылке.
Формулировки условий о возмещении лучше сверить с юристом. О других видах потерь и о том, как их сокращать, — в материале о потерях оборудования в прокате.
Больше о работе с посудой и банкетным оборудованием — на странице RentRoute для кейтеринга. Посмотреть, как выглядит список комплектации и отметки ремонта, можно в песочнице без регистрации, логин и пароль admin.