Аренда кофемашин и мобильных баров: учёт и обслуживание
Кофемашина — самая капризная позиция на складе кейтеринга: после каждого выезда её нужно промыть, проверить и время от времени отдавать на обслуживание. Мобильный бар и холодильники проще, но у них свои слабые места — компрессоры, уплотнители, колёса. Поэтому учёт аренды кофемашин и мобильных баров — это наполовину учёт обслуживания, и его стоит вести в той же системе, где вы считаете остатки.
Что держать в карточке позиции
Менеджер, который собирает смету, должен понимать, что он продаёт и что для этого нужно на площадке. В карточке позиции RentRoute есть модель, цена, остаток, описание и фото. В описание полезно вынести:
- мощность и требования к розетке;
- нужен ли водопровод или машина работает от бака;
- габариты и вес — пройдёт ли в дверь и лифт;
- что входит: питчеры, темперы, держатели, кофемолка.
Тогда вопрос «а там есть куда включить?» задаётся до выезда. А в карточке площадки как раз хранятся точки подключения, этаж и фото.
Обслуживание как ремонт
Отдельного графика техобслуживания в RentRoute нет, но его роль хорошо играет отметка «в ремонт». Машина ушла на чистку или декальцинацию — ставите отметку с комментарием, она выпадает из исправного остатка и не попадёт в смету на ближайшие выходные. Вернулась — отметку снимаете. С фото и комментарием видно, что именно делали и когда. Отметить можно с телефона, в том числе технику прямо на площадке, если машина начала капризничать посреди мероприятия. Подробнее о подходе — в статье об учёте ремонта оборудования.
Мобильный бар — это комплект
Барная стойка редко едет одна. С ней — холодильник, ледогенератор, барный инвентарь, подсветка, иногда кофемашина. Заведите бар комплектом: заказчик в смете видит «Мобильный бар на 100 гостей», а на склад уходит полный состав — без риска забыть ледогенератор. Свободный остаток каждой части считается на даты проекта, поэтому ледогенератор, обещанный двум свадьбам сразу, будет виден заранее.
Если вы сдаёте бар с барменом, его можно назначить на проект ролью из справочника персонала. О барной мебели отдельно — в материале об учёте барных стоек и стульев.
Сезон и загрузка
Кнопка «В работе» показывает, что сегодня на проектах, а строка «3/4» — сколько единиц на складе из общего числа. Перед летним сезоном стоит пройтись по всему, что отмечено в ремонт, и закрыть хвосты.
Больше о работе с кейтеринговым оборудованием — на странице RentRoute для кейтеринга. Посмотреть карточки позиций, комплекты и отметки ремонта можно в песочнице — без регистрации, логин и пароль admin.