Учёт аренды шатров: детали, ремонт тентов, сезон
Учёт аренды шатров ведут по деталям, а не по шатрам целиком: после сезона нередко выясняется, что «шатров 10×15 у нас четыре», а комплектных — три, потому что у четвёртого порван тент кровли и не хватает двух стоек. Если учёт видит каждую деталь, такие сюрпризы всплывают в момент поломки, а не в мае, когда шатёр уже продан.
Детали как позиции
Стойки, фермы, прогоны, тенты кровли, стенки, утяжелители, пол — каждая деталь заводится отдельной позицией с остатком. Из деталей собираются комплекты: «шатёр 10×15» содержит столько-то стоек, ферм и метров стенок. В смете — одна строка, а на склад уходит весь состав.
Такой подход даёт честную цифру: если стоек на складе меньше, чем нужно на три шатра, это видно, когда менеджер добавляет шатёр в смету — свободный остаток на даты считается по составу с учётом других смет. Если старые остатки лежат в таблице, их можно загрузить импортом из Excel — колонки распознаются по заголовкам.
Ремонт тентов
Тент — самая уязвимая часть шатра. Порыв от ветра, прожог от обогревателя, сломанная люверса, плесень после того, как тент свернули мокрым. В RentRoute позиция отмечается «в ремонт» с комментарием и фото — монтажник может сделать это прямо на площадке с телефона, пока демонтаж ещё идёт. Исправный остаток сразу уменьшается, и менеджер, собирая смету на следующие выходные, видит реальное количество целых тентов.
После ремонта отметка снимается. Если тент восстановить нельзя, его выводят из остатка — и становится понятно, что к сезону нужно докупить.
Сезонность: что делать зимой
Для большинства прокатчиков шатров зима — время мастерской, а не продаж. Хороший порядок работы:
- После последнего осеннего проекта выгрузить склад в Excel и пройтись по факту — инвентаризация по деталям.
- Все найденные повреждения отметить «в ремонт» с фото.
- Отмыть, просушить и починить тенты.
- Списать то, что не восстанавливается, и составить список закупок к весне.
Как провести такую проверку без недели простоя, описано в статье об инвентаризации в прокатной компании. А как пережить провалы спроса и подготовиться к пику — в материале о сезонности в прокате.
Больше о складе шатров и конструкций — на странице RentRoute для шатров и сцен. Начните учёт по деталям до следующего сезона: регистрация даёт 30 дней полного доступа без оплаты.