Внедрение CRM в прокат с нуля: план на одну неделю
Внедрить CRM в прокат с нуля реально за одну рабочую неделю, если не пытаться сделать всё идеально сразу. Ниже план по дням: к пятнице у вас будет живой склад, роли, настоящие сметы и кладовщики, которые собирают заказы по списку.
Понедельник и вторник: склад
Понедельник. Выгрузите текущий список оборудования в Excel — неважно, насколько он грязный. Приведите к одному виду только названия и количество. Загрузите файл в RentRoute: колонки распознаются по заголовкам. Тонкости импорта разобраны в статье импорт склада из Excel.
Вторник. Разложите позиции по категориям и подкатегориям — они перетаскиваются мышью. Соберите комплекты, которые выдаёте чаще всего: «радиосистема на 4 канала», «банкетный стол с текстилем». Отметьте в ремонт всё, что сейчас сломано. Фото добавляйте постепенно, начиная с позиций, которые чаще путают.
Среда и четверг: люди и проекты
Среда. Заведите сотрудников и настройте роли. Минимум — руководитель, менеджер, кладовщик. Решите, кто видит цены и паспортные данные бригады. Внесите фрилансеров и свои специализации: звукорежиссёр, светотехник, грузчик. Машины и водителей — в «Гараж».
Четверг. Перенесите только будущие проекты — архив можно оставить в старых файлах. Для каждого: даты, заказчик, площадка, статус, смета. На этом шаге всплывут двойные брони, о которых никто не знал, — это нормально и полезно.
Пятница: склад работает по системе
Утром кладовщики собирают завтрашние заказы по списку комплектации в режиме «Собрать». Бригада получает ТЗ по QR-коду. Вечером короткая встреча: что неудобно, что непонятно. Пусть каждый назовёт одну проблему, а не десять.
С понедельника следующей недели старая таблица закрывается на редактирование. Это самый важный шаг: пока таблица жива, половина команды продолжит работать в ней.
Чего не делать в первую неделю
- Не выверять каталог до последнего кабеля — это растянется на месяц.
- Не переносить архив за три года.
- Не настраивать сразу двадцать ролей.
- Не обучать всех одновременно: кладовщику достаточно режима «Собрать», технику — ссылки на ТЗ.
О типичных ошибках на этом пути — в статье ошибки внедрения CRM в прокатной компании. Справка по каждому разделу — в руководстве, а пример готовой настройки для техники — на странице для прокатов звука и света.
Неделя внедрения как раз укладывается в пробный месяц: зарегистрируйтесь в понедельник, и к пятнице станет ясно, остаётесь ли вы.