Автоматизация прокатной компании: где теряются часы
Прокатная компания без автоматизации теряет время в трёх местах: пересчитывает сметы руками, ищет, что свободно на даты, и пересылает одно и то же в мессенджерах. Каждое из этих действий занимает минуты, но повторяется десятки раз в неделю — и складывается в часы.
Возьмём условный вторник менеджера прокатной компании, которая работает со звуком и светом.
Утро: «а сколько у нас свободно?»
Звонит агентство: нужно восемь световых голов на четверг-пятницу. Менеджер открывает таблицу склада, потом таблицу заказов, потом пишет кладовщику, не в ремонте ли головы после выходных. Кладовщик на погрузке и отвечает через сорок минут. Клиент тем временем позвонил конкурентам.
В CRM ответ виден при наборе сметы: свободный остаток на даты проекта с учётом других смет и того, что отмечено в ремонт. Подробнее — в статье о свободном остатке на даты.
День: пересчёт сметы в четвёртый раз
Заказчик просит убрать один прибор, добавить второй день и дать скидку на свет. В Excel это три правки, проверка формул и пересохранение PDF. Потом выясняется, что в итог не попала строка доставки.
В смете RentRoute количество, смены, скидки, наценки, нал и безнал, НДС пересчитываются сразу. Версию отправляете ссылкой: у каждой отправки своя версия, и видно, открывал ли её заказчик. О скорости работы со сметами — в статье как быстро составить смету.
Вечер: переписка со складом и бригадой
Менеджер пересылает кладовщику список на завтра, бригаде — адрес, тайминг и контакты, водителю — время. Потом смета поменялась, и всё нужно отправить заново. Кто-то читает старую версию.
В CRM все три документа берутся из одной карточки проекта. Склад собирает по списку комплектации в режиме «Собрать», и если количество изменилось, отмеченная позиция подсвечивается. Бригада открывает ТЗ по QR-коду. Водитель видит подсказку, во сколько выезжать с учётом пробок.
Как посчитать свои потери
Проведите простой эксперимент: неделю записывайте на листке каждый раз, когда кто-то:
- спрашивает «а это свободно?»;
- пересчитывает смету после правки;
- пересылает документ, который уже отправлял.
Умножьте на среднее время одного раза. Цифра получится вашей собственной, без чужой статистики, — и по ней удобно решать, нужна ли автоматизация. Как выглядит тот же вторник у прокатов техники, работающих в RentRoute, показано на странице для звука, света и видео.
Проверьте, сколько займёт ваш типичный вторник в RentRoute: песочница открывается без регистрации, а регистрация даёт 30 дней на реальных проектах.