CRM для аренды оборудования: даты, бронь и возврат
CRM для аренды оборудования должна работать с тремя вещами, которых нет в обычной торговле: датами, бронью и возвратом. Если система не считает свободный остаток на конкретные числа, не различает «предварительно» и «точно» и не знает, что вернулось сломанным, — это учёт продаж, а не аренды.
Даты: остаток всегда «на когда-то»
В аренде нельзя ответить «у нас 12 прожекторов». Правильный ответ — «на 18–19 число свободно 7, потому что 5 уехали на выставку». Значит, CRM должна видеть все сметы на пересекающиеся даты и вычитать занятое автоматически.
Отдельная тонкость — монтаж и демонтаж. Мероприятие идёт один день, а оборудование занято три: заезд накануне, сам день и вывоз ночью. В RentRoute у проекта есть тайминг по дням, а в смете — смены, поэтому реальная занятость не теряется. Как устроен расчёт, подробно описано в статье о свободном остатке на даты.
Бронь: между «интересуемся» и «подписали»
Заказчик просит придержать сцену на июнь, но окончательного решения нет. Если такую заявку не учитывать, сцену отдадут другому. Если учитывать как подтверждённую — она будет простаивать. Поэтому нужны статусы: запрос, бронь (холд), подтверждён, отмена. В календаре RentRoute они различаются цветом, и менеджер видит, где риск, а где твёрдый заказ.
Возврат: что приехало обратно
После мероприятия важно понять две вещи: всё ли вернулось и в каком состоянии. Кнопка «В работе» показывает, что сегодня на проектах, а строка вида «3/4» — сколько на месте из общего числа. Неисправное техник отмечает «в ремонт» с комментарием и фото прямо с телефона, и исправный остаток уменьшается сразу. Менеджер, который завтра собирает смету, уже не поставит в неё сломанный пульт.
Короткий список требований
- остаток считается на даты проекта с учётом других смет;
- есть статусы заявки, включая бронь;
- учтены монтаж и демонтаж, а не только день мероприятия;
- ремонт уменьшает доступное количество;
- видно, что сейчас на выезде.
Этот набор подходит и для звука со светом, и для мебели, и для декора. Как бронь и возврат выглядят у компаний со звуком и светом, видно на странице прокат техники для мероприятий.
Проверьте, как бронь и остатки работают на живых данных: песочница открывается без регистрации, а после регистрации у вас будет 30 дней полного доступа бесплатно.