CRM для аренды инвентаря: штучный учёт, остатки и комплекты
CRM для аренды инвентаря должна отвечать на один вопрос: сколько исправных единиц свободно на нужные даты. Всё остальное — способ к этому ответу прийти: что считать поштучно, что количеством и что собирать в комплекты.
Поштучно или количеством
Представьте прокат снаряжения для тимбилдингов. Сто карабинов одинаковые, и вести каждый отдельно — пустая трата времени: достаточно позиции «Карабин стальной» с остатком 100. А вот шесть сапбордов разных моделей и с разной историей ремонтов удобнее держать отдельными позициями или хотя бы по моделям: у одного трещина на плавнике, другой только из покраски.
Рабочее правило простое:
- дешёвое и одинаковое — одна позиция с количеством;
- дорогое, с разным износом или с серийником — отдельные позиции;
- то, что выдают вместе, — комплект.
В RentRoute у позиции есть модель, цена, остаток, описание и фото, а на каждую можно распечатать QR-код. Если сапборд уходит в ремонт, его отмечают с комментарием и фото — исправный остаток сразу уменьшается, и менеджер не поставит его в заказ.
Комплекты вместо памяти
Типичная ошибка — выдать доску без весла и насоса, потому что в заказе было написано «сап, 4 шт.». Комплект решает это: «Сап в сборе» состоит из доски, весла, насоса, лиша и жилета. В смете клиент видит одну строку, а склад — весь состав. Цену можно поставить за комплект целиком или считать по позициям. Подробнее о том, как их собирать, — в статье про комплекты оборудования в прокате.
Остаток считается по содержимому: если в двух комплектах ушли все насосы, третий комплект система не даст, даже если досок ещё много.
Даты, а не «сейчас на складе»
Инвентарь в аренде живёт по датам. В субботу у вас корпоратив на 40 человек и детский лагерь, в воскресенье — ещё один выезд. Когда менеджер добавляет позицию в смету, RentRoute показывает свободный остаток именно на даты этого проекта, с учётом других смет. Календарь проектов показывает, что уже в брони, а что только запрос.
Где RentRoute не подойдёт
Если у вас прокат на набережной с почасовой выдачей, кассой и залогом паспортом у стойки, нужна кассовая программа почасового проката — её в RentRoute нет, как нет и приёма оплат от клиентов. RentRoute рассчитан на выездные заказы и проекты: даты, смета, состав, бригада. Для таких задач подходит решение для проката снаряжения и спортинвентаря; о специфике снаряжения читайте в статье про CRM для проката снаряжения.
Загрузите свой инвентарь из Excel — колонки распознаются по заголовкам — и проверьте на реальных заказах: регистрация даёт 30 дней полного доступа бесплатно.