Резервные копии данных прокатной компании: что важно
Данные прокатной компании — склад, сметы, проекты, клиенты — нужно копировать каждый день и хранить копию отдельно от рабочего места. В облачной CRM ежедневные резервные копии делает сервис, а вам остаётся время от времени выгружать собственный архив и знать, как вернуть случайно удалённое. Разберём, от чего это защищает и чего не заменяет.
Что может пойти не так
Сценарии, с которыми сталкивается почти каждый прокат, который ведёт учёт в файлах:
- ноутбук менеджера с «главной» таблицей сметы украли из машины;
- кто-то сохранил старую версию файла поверх новой;
- общий диск синхронизировался с пустой папкой;
- сотрудник удалил проект, решив, что это дубль.
Каждая такая история стоит не столько денег, сколько времени: восстанавливать склад по памяти и звонить заказчикам за подтверждением сметы — удовольствие сомнительное.
Три слоя защиты
1. Ежедневные копии на стороне сервиса. В RentRoute резервные копии создаются каждый день. Это страховка от технических сбоев, и делать ничего не нужно.
2. Корзина для случайных удалений. Самая частая потеря — не сбой, а ошибка человека. Удалённый проект или смета попадает в корзину и восстанавливается целиком, вместе с файлами. Как это сделать, разобрано в статье про восстановление удалённой сметы. Доступ к корзине настраивается ролью, так что восстанавливать будет тот, кому вы это доверили.
3. Ваш собственный архив. Данные можно выгрузить архивом. Это полезно, чтобы иметь копию у себя — например, раз в месяц или перед закрытием года. Склад, клиентов, персонал, команду и гараж можно отдельно выгрузить в Excel.
Чего резервная копия не заменяет
- Прав доступа. Если у стажёра есть право удалять сметы, копии спасут, но время уйдёт. Удаление лучше дать немногим.
- Истории изменений. В карточке видно, кто и когда её менял, — это помогает понять, что произошло, раньше, чем искать в копиях.
- Здравого смысла. Пароль на стикере у монитора делает любой бэкап бессмысленным.
Облако или свой сервер
Можно поднять CRM на своём сервере и самим отвечать за копии, но тогда понадобится человек, который будет проверять, что они делаются и восстанавливаются. Для большинства прокатов проще облачная CRM: у каждой компании свой поддомен и отдельная база, копии делаются ежедневно.
Короткий чек-лист на ближайшую неделю:
- Определите, кто может удалять проекты и сметы.
- Раз в месяц выгружайте архив и храните его отдельно.
- Проверьте один раз, как работает корзина, — до того, как она понадобится.
Как устроена работа с данными в RentRoute для проката, можно проверить после регистрации — первые 30 дней бесплатно.