Как обрабатывать заявку на аренду оборудования
Заявку на аренду оборудования стоит провести через пять шагов: записать её сразу как проект, проверить свободный остаток на даты, собрать смету, отправить её заказчику и поставить бронь до подтверждения. Каждый шаг фиксируется статусом, поэтому в любой момент видно, где заявка застряла и кто ею занимается.
Пять шагов от звонка до брони
Шаг 1. Записать сразу
Звонок в 18:40: «Нужен звук и свет на корпоратив 14-го, человек 150, ресторан на Садовой». Первое, что нужно сделать, — завести проект со статусом «запрос»: даты, клиент, площадка. Даже если это пока разговор. Записанная заявка не потеряется, а незаписанная живёт до утра в голове менеджера.
Шаг 2. Проверить, есть ли оборудование
Прежде чем обещать, посмотрите, что свободно на эти даты. 14-е — пятница, а у вас уже две свадьбы на выходные с заездом в пятницу. Если чего-то не хватает, решите, брать ли в добор у коллег, или предложить замену.
Шаг 3. Собрать смету
Позиции, количество, дни аренды, доставка, монтаж, работа людей. Если клиент сомневается в формате, сделайте два варианта — базовый и расширенный.
Шаг 4. Отправить и узнать, что смету видели
Отправленная смета без ответа — частая история. Важно знать, открыл ли заказчик расчёт: если открыл и молчит, звоните и спрашивайте, что смущает.
Шаг 5. Бронь и подтверждение
Клиент сказал «в целом да» — ставим бронь (холд). Пришло подтверждение или предоплата — статус «подтверждён». Отказ — «отмена», проект остаётся в истории клиента. Подробнее о том, как устроить статусы, — в статье про статусы заявок в прокате.
Как этот путь выглядит в RentRoute
В RentRoute проект создаётся за минуту и сразу попадает в календарь со статусом: запрос, бронь, подтверждён, добор или отмена. В смете позиции подсказываются из каталога с ценой и свободным остатком на даты проекта с учётом других смет — шаг 2 происходит прямо во время шага 3. Если оборудования не хватает, в разделе «Доборы» есть общий каталог того, что коллеги дают в субаренду.
Смета уходит заказчику ссылкой: открывается с телефона, PDF внутри, у каждой отправки своя версия, видно, открывал ли заказчик, можно задать срок действия. Об этом подробнее — в материале про отправку сметы ссылкой.
Одна оговорка: приём оплат от заказчиков RentRoute не проводит — предоплату вы получаете как обычно, а в проекте меняете статус.
Весь путь заявки, от звонка до брони, RentRoute ведёт одинаково для любых прокатов звука, света и видео. Проведите первую заявку на своих данных: после регистрации 30 дней бесплатно.