Программа для ивент-агентства: проекты, сметы, площадки
Хорошая программа для ивент-агентства держит в одной карточке четыре вещи: клиента, площадку, смету и людей. Если они живут в разных местах — клиент в мессенджере, смета в Excel, площадка в заметках, — менеджер тратит больше времени на поиск, чем на сам проект.
Проект как центр
В RentRoute каждое мероприятие — проект: даты, заказчик, площадка, статус, тайминг по дням, люди с ролями, транспорт, сметы, файлы. Из одного проекта получаются смета для клиента, ТЗ для команды и список на склад, если у агентства есть своё оборудование. Статусы в календаре — запрос, бронь, подтверждён, отмена — показывают, сколько проектов реально в работе на месяц вперёд, а даты переносятся перетаскиванием.
Сметы, которые можно показывать
Ивент-смета редко бывает одной таблицей. Велком, основной зал, вторая сцена, afterparty — каждая зона со своими днями и итогом. Скидки, наценки, нал и безнал, НДС пересчитываются сразу. Сметы подрядчиков из RentRoute вставляются по ссылке, а несколько смет объединяются в одну.
Клиенту уходит ссылка: открывается с телефона, PDF внутри, у каждой отправки своя версия, видно, открывал ли её клиент. Что увидит заказчик — сводную, тайминг, расчёт до скидки — выбирается галочками.
Площадки
Агентство постоянно возвращается к одним и тем же залам. Заведите их один раз — вместимость, потолки, подвес, точки подключения, фото — и данные будут подставляться в новые проекты. Кроме своих, есть общая база площадок на карте после модерации, с отзывами коллег.
Клиенты
Карточка клиента хранит историю всех прошлых и будущих проектов. Когда корпоративный заказчик возвращается через год, менеджер видит, где проходил прошлый праздник, какой был бюджет и кто из команды работал. Как выстроить такую базу, — в статье про клиентскую базу ивент-подрядчика.
Если сравниваете подходы и хотите понять, чем отраслевая CRM отличается от универсальной, загляните в материал о CRM для ивент-агентства. Сценарии для агентств собраны на странице решений для свадебных и ивент-агентств.
Чего нет: приёма оплат от клиентов, телефонии и интеграции с 1С — только выгрузка в Excel. Всё остальное можно проверить в песочнице: настоящая CRM с тестовыми проектами, логин и пароль admin.