Программа для планирования мероприятий: тайминг и ресурсы
Программа для планирования мероприятий полезна, когда она отвечает не на вопрос «что будет на сцене в 19:30», а на вопрос «что для этого должно произойти раньше»: кто приезжает на монтаж, на какой машине, с каким оборудованием и когда освобождается площадка. Сценарий — верхушка; под ним лежит план ресурсов.
Тайминг по дням, а не одной строкой
Даже простой гала-ужин занимает три дня: монтаж накануне, сам вечер, ночной демонтаж. Конференция — пять-шесть: завоз, монтаж, репетиция, два дня мероприятия, демонтаж. В RentRoute тайминг проекта ведётся по дням, и у каждого дня свой тип: монтаж, день мероприятия, демонтаж. Как расписать длинный проект, чтобы ничего не потерялось между днями, — в статье о многодневных проектах.
Площадка задаёт рамки
Можно ли подвесить фермы, где точка подключения на 63 ампера, сколько метров от разгрузки до сцены — без этих ответов план остаётся на бумаге. В карточке площадки хранятся залы, этаж, вместимость, потолки, подвес, габариты сцены, точки подключения и фото, и всё это подставляется в проект. Своих площадок нет — есть общая база на карте с отзывами коллег. Что собирать о площадке заранее, — в материале про техническую информацию о площадке.
В проекте видны погода на месте, рассвет и закат — для уличных событий это часть плана.
Ресурсы: люди, машины, оборудование
Проверочный список ресурсов:
- люди — назначаются на проект с ролями: техник, координатор, ведущий, грузчик;
- транспорт — машины и водители из гаража;
- оборудование — из сметы, с проверкой свободного остатка на даты с учётом других проектов;
- дорога — время в пути от склада до площадки с учётом пробок и подсказка, во сколько выезжать.
Как план попадает к людям
Из одного проекта получаются три документа: смета для заказчика, ТЗ для бригады и список комплектации для склада. ТЗ открывается по QR-коду или ссылке на телефоне без регистрации. Календарь показывает все проекты на месяц, неделю или день, а личная подписка выводит их в Google или Apple Календарь.
Подробная инструкция по разделам — в руководстве, сценарии для агентств — на странице для свадебных и ивент-агентств. Начать планировать свои проекты можно после регистрации: 30 дней полного доступа бесплатно.