Система управления прокатом: одна карточка вместо пяти файлов
Система управления прокатом работает как пульт: одна карточка проекта, к которой подключены смета, склад, бригада и заказчик. Поменяли строку в одном месте — изменение дошло до всех, кому оно нужно, и никто не работает по устаревшему документу.
Что значит «поменяли строку — обновилось везде»
Допустим, корпоратив на 300 человек. Смета согласована, склад начал собирать, бригада получила ТЗ. За день до монтажа заказчик просит добавить вторую сцену в фойе.
Без единой карточки менеджер правит смету в Excel, пересохраняет PDF, пишет кладовщику, пересылает бригаде новое ТЗ и надеется, что все прочитали. С единой карточкой он добавляет в смету зону «фойе» со своими днями и итогом. Дальше:
- список комплектации для склада получает новые позиции, а если изменилось количество уже отмеченных, они подсвечиваются;
- ТЗ бригады по той же ссылке или QR-коду показывает актуальный состав;
- заказчику уходит новая версия сметы ссылкой, и видно, открыл ли он её;
- свободный остаток на даты для других смет учитывает новые позиции.
Из чего состоит пульт
Шапка проекта
Даты, заказчик, площадка, статус: запрос, бронь, подтверждён, добор, отмена. Площадка может подтянуться из базы со всеми техническими данными: этаж, потолки, подвес, точки подключения.
Тайминг и люди
Тайминг по дням: монтаж, мероприятие, демонтаж. Люди с ролями на проекте, транспорт, файлы.
Сметы и оборудование
Одна или несколько смет, которые можно объединить зонами или общим списком. Из них строится список для склада. Как его собирают кладовщики, описано в статье о сборке заказа на складе.
Кто сидит за пультом одновременно
Несколько человек работают с одной карточкой, и это нормальная ситуация. В RentRoute видно, кто сейчас открыл карточку и кто и когда её менял. Изменения сохраняются автоматически. Если кто-то случайно удалил смету, она восстанавливается из корзины целиком, с файлами.
Права настраиваются по ролям: кладовщик видит состав без цен, техник — только ТЗ по ссылке, менеджер — всё по своим проектам. О том, как сделать список складу понятным, — в статье список комплектации для склада. Пример такой карточки для сцены, звука и света — на странице решений для технических прокатов.
Попробуйте сами поменять строку в смете и посмотреть, что произойдёт со списком склада: песочница с логином и паролем admin. Или сразу регистрируйтесь — 30 дней бесплатно.