Программа для учёта проката: что именно нужно учитывать
Программа для учёта проката должна учитывать пять вещей: позиции, даты занятости, бронь, ремонт и клиентов. Если хотя бы одна из них живёт вне системы — в голове, в мессенджере или на стикере, — учёт начинает врать именно в ней.
Ниже по каждому пункту: что фиксировать и что будет, если не фиксировать.
Позиции
Минимум — название, модель, цена, количество и фото. Фото кажется лишним, пока новый кладовщик не привезёт на объект перфоратор другого класса, потому что «они же похожи». Удобно, когда позиции разложены по категориям и подкатегориям, а связанные вещи объединены в комплекты: «отбойник + пика + удлинитель» выдаётся одной строкой, но со склада уходит каждая часть. Перенести существующий список можно из Excel — колонки распознаются по заголовкам, об этом есть отдельная статья про импорт.
Даты и бронь
Позиция без дат — это инвентаризация, а не учёт проката. Каждая выдача привязана к периоду, и программа вычитает занятое из остатка на эти дни. Бронь — отдельный статус: клиент просил придержать, но не подтвердил. Если не различать бронь и подтверждённый заказ, вы либо теряете клиентов, либо держите технику впустую.
Ремонт и клиенты
Ремонт
Сломанная позиция физически лежит на складе, но сдавать её нельзя. В RentRoute её отмечают «в ремонт» с комментарием и фото, исправный остаток уменьшается, а в смете она уже не предлагается. Когда мастер вернул инструмент в строй, отметка снимается.
Клиенты
Карточка клиента собирает все его прошлые и будущие проекты. Это нужно не для маркетинга, а для практики: видно, кто возвращает вовремя, кто просит доставку к семи утра и кто в прошлый раз брал ещё и стремянку.
Что можно не учитывать
Расходники вроде изоленты и стяжек часто проще списывать пачкой, чем вести поштучно. Почасовой прокат через стойку с кассой — тоже не задача RentRoute: он работает с проектами на дни, а не с чеками на час. Для кого он подходит в инструментальной нише, описано на странице решений для проката инструмента.
Попробуйте завести свои пять типов данных в песочнице с логином и паролем admin. Если понравится, создайте компанию — первые 30 дней бесплатно.