Учёт оборудования клуба и дома культуры
В доме культуры оборудование одновременно нужно всем: хореографам — колонки, вокалистам — микрофоны, к Дню города — сцена на площади, а к отчётному концерту — весь свет большого зала. Учёт оборудования клуба и дома культуры решает простую задачу: кто взял, на какое мероприятие, когда вернёт и в каком состоянии.
Почему журнал перестаёт работать
Бумажный журнал выдачи и таблица инвентаря живут отдельно. В таблице числится восемь радиомикрофонов, в журнале никто не записал, что два ушли на выездной концерт в библиотеку, а ещё один лежит у звукорежиссёра со сломанным разъёмом. В итоге на отчётном концерте микрофонов пять, и все удивлены.
Как это выглядит в RentRoute
Инвентарь. Каталог с категориями: звук, свет, сцена, мебель, костюмы, декорации. У каждой позиции — остаток, описание и фото. Текущую ведомость можно загрузить импортом из Excel; если у вещей есть инвентарные номера, внесите их в карточку — о том, как с ними работать, в статье про инвентарные номера.
Мероприятия. Концерт, спектакль, городской праздник, выезд коллектива — проект с датами, площадкой и списком оборудования. При подборе видно, сколько свободно на эти даты с учётом других мероприятий. Календарь показывает загрузку залов и техники на месяц вперёд.
Ремонт. Сломанное отмечается «в ремонт» с комментарием и фото и не попадает в следующие списки, пока его не починят.
Ответственность
Главный вопрос любого учреждения — кто отвечает. В RentRoute на проект назначаются люди с ролями: ответственный за звук, за свет, за сцену. История карточки фиксирует, кто и когда вносил изменения, а сборка в режиме «Собрать» — кто отметил погрузку. Роли доступа ограничивают руководителей кружков просмотром, а правку оставляют завхозу и техническому руководителю. Руководитель направления настраивает доступ только в своей ветке.
Отчётность
RentRoute не связан с бухгалтерскими программами и не ведёт балансовый учёт — это остаётся за бухгалтерией. Но склад, мероприятия и людей можно выгрузить в Excel для отчёта или сверки; о том, как организовать такую передачу, — в материале про выгрузку для бухгалтерии.
Оплата — одна на всё учреждение, а не за каждого сотрудника. Обзор для техники мероприятий — на странице для ивент-техники. Посмотрите, как это работает на тестовых данных, в песочнице: логин и пароль admin, без регистрации.