CRM для проката с календарём занятости и складом
Календарь занятости в прокате полезен только тогда, когда он связан со складом: сам по себе он показывает, что в субботу три проекта, но не говорит, хватит ли на них стульев. CRM с календарём занятости соединяет даты проекта, его смету и остатки, и тогда вопрос «можем ли взять ещё одну свадьбу» решается за минуту.
Почему отдельный календарь подводит
Мебельный прокат часто начинает с общего Google Календаря: событие «Свадьба, 120 гостей, кьявари» на субботу. Проблема в том, что календарь не знает, что кьявари у вас 200, а в другом событии того же дня уже 150. Менеджер смотрит на два события, считает в голове, ошибается на 30 стульев — и в пятницу склад звонит коллегам за добором.
Как работает связка
В RentRoute календарь показывает проекты, а у каждого проекта есть смета. Когда менеджер добавляет в смету «Стул кьявари белый», система подсказывает свободный остаток на даты именно этого проекта — с учётом всех других смет. Если стульев не хватает, это видно до отправки сметы клиенту.
Комплекты считаются по составу: если «Банкетный стол в сборе» включает стол, скатерть и юбку, а скатертей осталось 10, то и столов в сборе больше десяти не получится.
Статусы и перенос дат
У проекта есть статус — запрос, бронь (холд), подтверждён, добор, отмена. В календаре сразу видно, где клиент только спросил, а где уже договорились. Это важно в сезон свадеб: запрос можно уступить, бронь — нет.
Если пара перенесла дату, проект перетаскивается мышью на новый день. Смета остаётся при нём, а остатки пересчитываются на новые даты. Режимы просмотра — месяц, две недели, неделя или день; для планирования завоза удобна неделя, для оперативки — день.
Календарь в телефоне
Каждый сотрудник может получить личную ссылку-подписку и видеть проекты в Google Календаре, Apple Календаре или Outlook. Цены туда не попадают, так что водителю и грузчикам такую подписку давать спокойно.
Как устроен сам календарь занятости и какие режимы когда выбирать, разобрано в статье о календаре занятости оборудования. Чем занятость на даты отличается от «есть на складе», рассказано в материале про учёт занятости оборудования. Особенности аренды столов, стульев и лаунж-зон собраны на странице для проката мебели.
Проверьте, как календарь и остатки работают вместе, в песочнице с тестовыми данными: логин и пароль admin, перетащите пару проектов и посмотрите, как меняется свободный остаток.